Os gastos do projeto são monitorados para verificar se estão em conformidade com o plano do projeto e, caso não estejam, para corrigir eventuais desvios. Você pode pensar que é possível determinar fundos do projeto utilizados até à data e os fundos restantes apenas lendo o equilíbrio na conta financeira do seu projeto. No entanto, gastar fundos do projeto implica vários passos antes de realmente pagar por um item. Após cada etapa, tem-se um melhor senso para decidir se você irá incorrer na despesa e, se o fizer, a sua quantidade exata. A seguir a sequência de passos envolvidos:

• Incluir uma estimativa aproximada do custo do item no orçamento do projeto: Pode-se desenvolver esta estimativa aproximada usando sua experiência anterior, verificando com os outros que compraram itens semelhantes no passado ou com o departamento de compras;
• Submeta por escrito, o pedido aprovado para do item aprovado ao departamento de aquisição: Esta solicitação especifica a estimativa aproximada do custo incluído no orçamento do projeto e qualquer limite superior que o custo real não pode exceder;
• O departamento de compras seleciona um fornecedor e envia uma ordem de compra: A ordem de compra solicita formalmente o fornecedor para fornecer-lhe o item e especifica a estimativa do departamento de compras do preço;
• O vendedor se compromete a fornecer o item solicitado: O vendedor fornece-lhe uma confirmação por escrito de que ele irá vender o item, juntamente com o preço do item (incluindo impostos e frete aplicáveis e as despesas de manutenção) e a data prevista de entrega;
• Você recebe e aceita o item, mas ainda não são cobradas para ele. Você receber o item e verificar se ele atende às especificações acordadas. Se você não aceitar o item após o fornecedor faz repetidas tentativas para corrigir quaisquer problemas que você tem com ele, o seu departamento de compras cancela a ordem de compra e você começar a procurar um fornecedor diferente ou um item diferente que irá atender às suas necessidades;
• Você ou seu departamento financeiro recebe a conta para o item: Esta conta detalha o custo final do item, juntamente com descontos associados, impostos e encargos de transporte e manuseio;
• Seu departamento financeiro desembolsa fundos para pagar o item. A conta do item é paga com dinheiro de fundos do seu projeto.

Adaptado de Stanley E. Portny. Project Management For Dummies, 4th Edition, 2013.